Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (gọi tắt là ISO 9001:2015) là công cụ quan trọng, hỗ trợ cho các cơ quan hành chính Nhà nước trong việc chuẩn hóa quá trình giải quyết công việc, cải tiến phương thức thực thi công vụ với mục tiêu hướng tới sự hài lòng của tổ chức, cá nhân có liên quan; minh bạch hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính.
Trong những năm qua, việc áp dụng ISO 9001:2015 đã được UBND cấp xã trên cả nước nói chung và tỉnh Hà Giang nói riêng được chú trọng thực hiện và đem lại nhiều kết quả tích cực. Qua đó, từng bước nâng cao chất lượng thực hiện công việc tại cấp cơ sở, đem lại sự hài lòng cho người dân. Nhờ đó chất lượng giải quyết các thủ tục hành chính (TTHC) được nâng lên, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công dân, tổ chức. Trong năm 2022, việc áp dụng ISO 9001:2015 vào hoạt động của UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh đã được lãnh đạo UBND các xã, thị trấn đã quan tâm chỉ đạo việc triển khai áp dụng HTQLCL gắn với việc đẩy mạnh công tác cải cách TTHC nên việc áp dụng HTQLCL đến các bộ phận chuyên môn được thuận lợi, công tác giải quyết hồ sơ hành chính của tổ chức, công dân được các cán bộ phụ trách lĩnh vực thụ lý, giải quyết nhanh, gọn, đúng quy định của pháp luật, giảm hồ sơ bị trễ hẹn hay tồn đọng.
Thực hiện Kế hoạch số 59/KH-TĐC ngày 06/10/2022 của Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, đoàn công tác đã tiến hành kiểm tra việc áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 tại 21 UBND các xã trên địa bàn 9 huyện (Quản Bạ, Yên Minh, Đồng Văn, Mèo Vạc, Bắc Mê, Vị Xuyên, Bắc Quang, Quang Bình, Xín Mần) và việc tuân thủ các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg. Qua kiểm tra cho thấy, các đơn vị đã nhận thức được việc duy trì, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, đã ban hành Quyết định áp dụng hệ thống tài liệu vào hoạt động của đơn vị để áp dụng. Các quy trình đã được phổ biến, áp dụng tại các bộ phận chuyên môn. Một số cơ quan đơn vị đã thực hiện tốt việc áp dụng, duy trì ISO 9001:2015 như UBND các xã: Phương Tiến, Thanh Thủy, Việt Vinh, Yên Thành, Hữu Vinh, Niêm Tòng, Minh Ngọc.
Kết quả việc tuân thủ thực hiện các quá trình giải quyết công việc đã được xác định trong HTQLCL
UBND các xã, thị trấn thực hiện tiếp nhận, giải quyết TTHC theo đúng các quy trình nội bộ đã được UBND tỉnh phê duyệt hoặc các quy trình ISO do UBND các xã, thị trấn ban hành (đối với các TTHC chưa được phê duyệt quy trình nội bộ). Tất cả cán bộ, công chức, nhân viên của bộ phận một cửa có tham gia tiếp nhận, giải quyết hồ sơ TTHC cho tổ chức, công dân đều tuân thủ đầy đủ các quy trình giải quyết công việc đã được xác định trong HTQLCL. Toàn bộ hồ sơ TTHC đều được cập nhật, luân chuyển, xử lý trên phần mềm Một cửa điện tử, kiểm soát quá trình giải quyết thông qua Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ trên phần mềm. Việc giải quyết các TTHC đảm bảo yêu cầu của mục tiêu chất lượng năm 2022.
Kết quả hoạt động đánh giá nội bộ, hoạt động xem xét của lãnh đạo, đo lường sự hài lòng của khách hàng: 13/21 đơn vị được kiểm tra đã thực hiện hoạt động đánh giá nội bộ (còn 8/21 đơn vị chưa thực hiện hoạt động đánh giá nội bộ); 15/21 đơn vị tiến hành hoạt động xem xét lãnh đạo (còn 6/21 đơn vị chưa tiến hành hoạt động xem xét lãnh đạo hoặc hoạt động xem xét lãnh đạo chưa phù hợp). Ban chỉ đạo ISO tại các xã chưa đưa ra được các biện pháp về việc lấy ý kiến đo lường sự hài lòng của khách hàng trong quá trình áp dụng HTQLCL.
Việc tuân thủ các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg.
Nhằm đảm bảo sự tham gia của lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL, UBND các xã thị trấn đã ban hành các văn bản như quyết định kiện toàn BCĐ ISO, kế hoạch duy trì cải tiến để triển khai thực hiện.
UBND các xã đã thực việc công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và thông báo bằng văn bản đến Sở KHCN để theo dõi; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử; công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL theo đúng quy định
Việc cập nhập các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc thuộc phạm vi của HTQLCL: Các bộ phận chuyên môn thuộc UBND các xã thường xuyên rà soát, cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật do Trung ương, HĐND, UBND tỉnh ban hành liên quan đến việc giải quyết các TTHC cho tổ chức, công dân, đảm bảo việc giải quyết hồ sơ đúng quy định hiện hành. Tuy nhiên còn một số ít đơn vị chưa cập nhập các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến bộ quy trình HTQLCL.
Hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL: Từ đầu năm đến nay, UBND các xã không tiếp nhận và xử lý khiếu nại liên quan đến các lĩnh vực áp dụng HTQLCL. Tuy nhiên, qua kiểm tra thực tế cũng ghi nhận những khó khăn gặp phải trong việc áp dụng ISO tại các cơ quan hành chính cấp xã tỉnh Hà Giang, tập trung vào các vấn đề sau:
Một số đơn vị chưa kịp thời kiện toàn Ban Chỉ đạo ISO do có sự thay đổi về nhân sự. Hoạt động đánh giá nội bộ và tiến hành họp xem xét của lãnh đạo tại các xã, thị trấn đối với việc duy trì HTQLCL chưa được thực hiện đầy đủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn.
Các văn bản pháp luật liên tục thay đổi và chồng chéo nhau nên biểu mẫu và quy trình được soạn thảo khi xây dựng ISO sẽ nhanh chóng lạc hậu, không theo kịp thực tế.
Thông tin kiểm soát hoàn toàn thủ công, chỉ những người trong quy trình mới biết được hiện trạng thực hiện công việc của các công đoạn trước đó thông qua phiếu kiểm soát ISO, muốn thực hiện các tra cứu và tổng hợp thông tin về tình trạng công việc rất khó để thực hiện.
Phát hiện các điểm không phù hợp, điểm cần lưu ý của hệ thống chậm, không kịp thời thông qua đánh giá nội bộ do chỉ được thực hiện 1 lần trong năm.
Trong thời gian tới, giao cho phòng KT-HT các huyện tiếp tục kiểm tra, giám sát việc duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước cấp xã trên địa bàn tỉnh. Đối với các đơn vị áp dụng: Cần nâng cao vai trò, đặc biệt là trách nhiệm của người đứng đầu trong việc chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, thực hiện việc xây dựng, áp dụng HTQLCL. Kịp thời rà soát, cập nhập các thay đổi của quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào HTQLCL.
Đạt được những kết quả trên là do sự tuân thủ của các cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015, chính sách, mục tiêu, quy trình, thủ tục, các quy định khác và các yêu cầu pháp luật liên quan. Tại UBND các xã, thị trấn thường xuyên tổ chức đánh giá, xem xét bối cảnh của tổ chức thể hiện trong Sổ tay chất lượng/mô hình HTQLCL để điều chỉnh, ban hành các văn bản trong HTQLCL cho phù hợp. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn 04/21 đơn vị chưa xây dựng chính sách chất lượng hoặc chính sách chất lượng không phù hợp; có 02/21 đơn vị chưa ban hành quyết định kiện toàn lại Ban chỉ đạo ISO khi có sự thay đổi về nhân sự.
Việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2015 trong cải cách hành chính Nhà nước là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch, cụ thể hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của tổ chức và công dân, đã giúp các đơn vị chuẩn hoá quy trình, TTHC giúp loại bỏ cơ bản thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân trong giao dịch với chính quyền… góp phần nâng cao công tác cải cách TTHC. Ngoài ra, tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài được kiểm soát, cập nhật thường xuyên, hồ sơ của tổ chức, cá nhân được thu thập, sắp xếp và lưu trữ khoa học. Qua đó, cho thấy hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công được nâng cao rõ rệt, từng bước tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân khi tới làm việc tại các cơ quan, đơn vị hành chính./.
Nguồn tin:
